Glavni izzivi

V organizaciji so že nekaj časa čutili, da potrebujejo neko spremembo, niso pa znali točno definirati, kaj bi to bilo. Vsako leto izvajajo tudi vprašalnik standardov kakovosti, za katerega ocenjujejo, da jim ne da dovolj poglobljenih informacij, ki bi jim bile pri tem v pomoč. Pred analizo so že prepoznali nekatere izzive, želeli pa so odkriti vzroke ter pridobiti usmeritve za njihovo naslavljanje.

‍

Direktor podjetja Quantifly, Luka Pregelj, je storitev organizacijske diagnostike predstavil na posvetu združenja direktorjev v okviru Skupnosti socialnih zavodov Slovenije in kasneje še na razširjenem kolegiju DS Logatec ter zboru delavcev. Po predstavitvah so se v organizaciji odločili, da je organizacijska diagnostika Quantifly prvi in pravi korak v smeri uvajanja sprememb.

‍

‍

“Zdelo se nam je, da bi nam mogoče ta rešitev tukaj pomagala narediti korak naprej.”

Helena Primc Kalan, direktorica, DS Logatec

‍

‍

Rešitev

Quantifly je za DS Logatec izvedel celovito organizacijsko diagnostiko (Quantifly Insight), ki obsega meritev organizacijske kulture in klime, sociometrično analizo komunikacije ter prenosa navodil znotraj organizacije in 360 stopinjsko ocenjevanje zaposlenih ter semantično analizo komentarjev zaposlenih.  

‍

Najpogostejši zadržek je, kako bodo projekt sprejeli zaposleni in ali bodo sploh pripravljeni odgovoriti na vprašalnike. V ta namen smo izvedli predstavitev projekta na širšem kolegiju ter zboru delavcev. Pri zajemu je sodelovala tudi naša terenska ekipa, ki je zaposlene vodila skozi izpolnitev vprašalnika na pametnih tablicah. Na anketni vprašalnik je odgovorilo več kot 80 % vseh zaposlenih. 

‍

Tudi direktorica podjetja, Helena Primc Kalan, poudarja, da, ko ugotoviš, da sodelavci projekt podpirajo in jim je v interesu, sama izvedba ne predstavlja večjih težav.

‍

‍

Rezultat

S Quantifly analizo so v DS Logatec pridobili poglobljen vpogled v organizacijsko kulturo, klimo in strukturo organizacije.

‍

Identificirali so izzive na področju sodelovanja med oddelki in zaposlenimi ter nejasni verigi odgovornosti, kar rezultira v nejasnostih pri podajanju navodil in informacij med zaposlenimi. Zaposleni so pogosto poročali o pomanjkanju sodelovanja ter slabi komunikaciji med oddelki in zaposlenimi ter izpostavili željo po skupnem reševanju težav. 

‍

V rezultatih analize so se pokazale tudi razlike med oddelki in sicer na področju njihovega splošnega zadovoljstva in zavzetosti kot tudi v tem, kaj jim je pri delu pomembno in jih motivira.

‍

‍

“Nismo bili posebej presenečeni nad rezultati, so nam pa nekatere stvari postale s tem jasne, zakaj se nekaj tako dogaja.”

Helena Primc Kalan, direktorica, DS Logatec

‍

V podjetju so prepoznali tudi mnoge močne točke, kot so na primer visoko zadovoljstvo z motivacijskimi dejavniki, ki so jim pri delu pomembni, povezanost nekaterih sodelavcev, možnosti za napredovanje, fleksibilnost glede urnika ter dejstvo, da jim delo s starejšimi prinaša osebno zadovoljstvo.

‍

Na tem mestu lahko poudarimo, da so takšni rezultati za DSO precej tipični. Na področju organizacijske kulture in klime bi izpostavili predvsem nizko avtonomijo in psihološko varnost ter ENPS. Našteti kazalniki so bili pri vseh DSO izmerjeni relativno nižje kot pri organizacijah v zasebnem sektorju, kar je razlog za skrb. Ugotavljamo, da velik del nezadovoljstva izhaja iz nejasne verige odgovornosti, pomanjkanja standardizacije procesov, neenakomerne obremenjenosti zaposlenih, ter težav pri sodelovanju med oddelki.

‍

‍

Kako vodje gledajo na projekt Quantifly diagnostike?

Ko smo vodje ob koncu projekta povprašali o projektu Quantifly diagnostike, so ocenili, da je projekt potekal gladko, da je bilo delo Quantifly opravljeno strokovno in kakovostno, da je bila ekipa dostopna in fleksibilna ter da so bili rezultati za njih uporabni in jim bodo služili kot usmeritev pri nadaljnjem delu.

‍

Vodje so kot največjo dodano vrednost izpostavili konkretne usmeritve in vodila, pomoč pri prioritizaciji, novi uvidi za vodenje, vpogled v drugačno razmišljanje ter širši pogled na delo.

‍

‍

“Največja dodana vrednost je vpogled v drugačno razmišljanje, pristope.”

Tina, Vodja tima

‍

‍

Implementacija akcijskega načrta

Na podlagi rezultatov smo v sodelovanju s poslovodstvom DS Logatec pripravili konkreten akcijski načrt, s katerim smo želeli nasloviti izzive nejasne verige odgovornosti, težave pri sodelovanju med oddelki ter relativno nižje rezultate v oddelkih kuhinje in pritličja. V sklopu akcijskega načrta smo izvedli naslednji aktivnosti:

‍

1. Mentorska (mastermind) srečanja za vodje oddelkov in ekip

Na mentorskih (mastermind) srečanjih so bili prisotni člani razširjenega kolegija (vodje oddelkov in ekip). Namen srečanj je bil aktivacija zaposlenih, da se vzpostavi povezanost in sodelovanje med vodjami, krepi občutek za skupinsko reševanje izzivov ter vzpostavlja prenos znanj in izkušenj med vodstvenim kadrom.

‍

 Z zunanjim partnerjem Blažem Maroltom smo izvedli 5 srečanj z vodjami oddelkov, na katerih smo na konkretnih primerih vsakodnevnih izzivov vodij skupaj postavili proces za sistematično reševanje izzivov po modelu  škodna posledica – ravnanje – rešitev – implementacija,  postavili osnove projektnega vodenja za izboljšanje medekipnega sodelovanja, obdelali standardizacijo procesov ter sistem nagrajevanja za izboljšanje učinkovitosti ekip, postavili sistem za procesno vodenje učinkovitih sestankov ter se izobrazili o vlogi vodje pri vodenju navzdol in navzgor po verigi odgovornosti. 

‍

Glede na poročanje udeležencev so se na podlagi izvedenih srečanj uvedli naslednji ukrepi/spremembe ter sprožili naslednji eksperimenti:

• Izvedla se je ureditev garderob za zaposlene;
• Uvedel se je 15-minutni dnevni sestanek za predajo informacij;
• Uvedli so se mesečni sestanki po nadstropjih;
• Uvedlo se je procesno vodenje kolegijev;
• V kuhinji se je začel izvajati proces standardizacije procesov, ki po poročanju udeležencev že kaže prve rezultate v izboljšani učinkovitosti in klimi;
• Kuhinja pripravlja navodila za razdeljevanje hrane, s katerimi se bo poskušalo zmanjšati odpad hrane.

Rezultati trimesečnega procesa se tako že kažejo v vsakodnevnem delu. Povratne informacije po koncu programa kažejo, da so srečanja izpolnila pričakovanja vodij, da so bile podane vsebine za njih uporabne ter da bi v veliki meri udeležbo na takšnem programu priporočili tudi svojim znancem in prijateljem.

‍

‍

“Program ti razširi obzorje, da bolj razmišljaš s svojo glavo in da svoje mnenje poveš na glas.”

Tinkara Kranjec, Diplomirana medicinska sestra

‍

Od vsebin sta jim v spominu najbolj ostali tematiki optimizacije in organizacije sestankov ter dejstvo, da je treba določiti odgovorne osebe za izvedbo nalog in projektov. Program bi priporočili, ker menijo, da so pridobili veliko praktično uporabnih vsebin in znanj ter ker jim je ponudil priložnost, da svoje mnenje povedo naglas.

‍

Tudi direktorica podjetja, Helena Primc Kalan, je pri skupini, ki je bila vključena v mastermind srečanja, prepoznala več zavedanja okrog stvari, ki so se morda prej nekaterim zdele samoumevne ter več zavedanja o tem, da se je o stvareh treba pogovarjati.

‍

2. Fokusni skupini za oddelke z nižjimi rezultati

Izvedli smo fokusne skupine za oddelke z nižjimi rezultati, s katerimi smo želeli podrobneje raziskati izzive, zaradi katerih so zaposleni v teh oddelkih manj zavzeti, ter jim pomagati najti rešitve. Na podlagi fokusnih skupin smo predlagali vodstveni trening za vodje, delo na komunikaciji znotraj ekipe, postavitev sistema za onboarding ter sistem nagrajevanja za učinkovitost z dodatnim prostim časom, saj je bil ta za ekipo pomemben motivacijski faktor.

‍

‍

Razmišljate o izbiri Quantiflyja? 

Direktorica podjetja, Helena Primc Kalan, vidi največjo dodano vrednost analize v tem, da je podjetje dobilo vpogled v svoje prednosti in slabosti. Hkrati se ji zdi, da je v primerjavi z drugimi analizami velika dodana vrednost tudi v analizi organizacijskih omrežij, saj dajo vpogled v to, kdo so potencialno spregledani bodoči vodje, preko koga teče veliko informacij (in se tega morda sploh ne zavedaš) ter kako se določeni vzorci podajanja navodil kažejo v praksi. 

‍

‍

“Ko smo zadeve videli napisane pred sabo, smo bili v prvi fazi malo presenečeni. Kasneje, ko se v to poglobiš in analiziraš celotno situacijo, pa vidiš, da je v resnici res tako.”

Helena Primc Kalan, direktorica, DS Logatec

‍

Če tudi vi razmišljate o izbiri Quantiflyja vas vabimo, da prebrskajte našo spletno stran in stopite v stik!

‍