Obraz kadrovske službe se je v zadnjih letih iz človeka preoblikoval v spletni portal, do katerega ima dostop večina zaposlenih. HR ("human resource") tako z uporabo tehnologije in spletnih aplikacij vodi zaposlene v podjetju, zmanjšuje stroške in ponavljajoče se delo v kadrovski službi ter obenem omogoča razširitev ali nadgradnjo že obstoječih storitev in procesov. Da vključevanje tehnologije v procese HRM ("human resource management") ni le trenutno navdušenje, ki se mu želijo vsi pridružiti, temveč prihodnost kadrovskih služb, potrjuje tudi raziskava Cedar Crestone (2021). V njej so raziskovalci ugotovili, da podjetja, ki uvajajo tehnologijo v procese HRM, beležijo boljše rezultate poslovanja kot tista, ki tega še niso storila.
Raziskava Paychex (2020) prav tako potrjuje vedno večjo uporabo tehnologije v kadrovskih službah. Več kot 85 % kadrovikov meni, da je tehnologija utrdila njihov prispevek k uspehu podjetja, več kot 80 % pa jih poroča, da je naložba v tehnološki napredek omogočila razširitev kadra in izboljšanje produktivnosti med zaposlenimi.
e-HR in poenostavitev procesov
e-HR je termin, ki opisuje preobrazbo HR storitev s pomočjo spletnih tehnologij. Poleg tradicionalnih veščin, ki jih morajo poznati kadroviki, morajo sedaj svoje znanje uporabiti tudi s pomočjo tehnologije. Kljub temu da to vodi do boljših rezultatov, je način uporabe e-HR za potrebe lastnega podjetja najpomembnejši za uspeh.
e-HR lahko kadrovikom pomaga pri več procesih (Johnson in Gueutal, 2011);
- Poenostavi kadrovske procese in zmanjša administrativno breme.
- Zmanjša stroške usklajevanja in upravljanja kadrov.
- Poveča konkurenčnost pri iskanju mednarodnih talentov.
- Izboljša storitve in dostop do podatkov za vodstvo in zaposlene.
- V pravem času zagotavlja podatke za odkrivanje trendov in učinkovito upravljanje delovne sile.
- Kadrovikom omogoča večjo strateško vlogo v podjetju.
Kadrovska služba se pri svojem delu osredotoča na različne vrste delavcev – potencialni kader, prijavljeni za delo, zaposleni in nekdanji zaposleni. e-HR lahko kadrovikom pomaga pri upravljanju vseh teh kadrov, vendar bomo v tem članku posebno pozornost posvetili zaposlenim.
Boljše razumevanje potreb zaposlenih
Eden izmed ciljev implementacije e-HR sistema je izboljšanje znanja, veščin, sposobnosti in drugih potreb zaposlenih. Z večjo količino podatkov o zaposlenih, javno dostopnimi spletnimi portali in s pomočjo tehnologije lahko kadroviki več časa posvetijo zadovoljstvu in zadovoljevanju potreb zaposlenih.
Leedy (2020) ugotavlja, da so povezani zaposleni z dostopom do tehnoloških orodij veliko bolj zadovoljni. Enote, kjer so sodelavci najbolj vpleteni v delovanje podjetja, beležijo 41 % manjšo odsotnost od dela, 17 % boljšo produktivnost in 20 % boljšo prodajo. Poleg kvalitetnejšega dela ima podjetje z vpeljavo e-HR sistema tudi bolj srečne zaposlene, ki so na dolgi rok bolj lojalni in dlje časa ostanejo pri istem podjetju.
Plačilo in ugodnosti
Zaposleni želijo biti primerno in pravično plačani za svoje delo, obenem pa jih vedno bolj zanima, tudi to, kakšna je njihova plača v primerjavi z lokalnim in svetovnim trgom. Večina podjetij ima danes že avtomatizirano plačevanje mesečnih plač, izračunov ugodnosti in bonusov, spremljanje zgodovine plačila posameznega zaposlenega in finančne napovedi.
S povezovanjem plačilnega sistema s sistemom e-HR se lahko zaposleni prepričajo, če so za svoje delo pravično plačani. Vidijo lahko, kako je ocenjeno njihovo delo in delo sodelavcev, obenem pa dobijo vpogled v razlike na trgu, s čimer lahko preverijo, da razlike med plačili jasno odsevajo tudi razlike v zahtevnosti dela in položaj znotraj podjetja (Johnson and Gueutal, 2011).
Spremljanje dela in povratna informacija
Eno izmed področij, ki jih je vključitev tehnologije najbolj izkoristila, je merjenje učinkovitosti dela posameznega zaposlenega in podajanje povratne informacije za opravljeno delo.
Zaposleni lahko dobijo podrobnejšo analizo svojega dela in pogostejše povratne informacije, zaradi česar se zvišata motivacija in osredotočenost pri delu. Študije so prav tako dokazale, da zaposleni bolj zaupajo računalniški oceni kot pogovoru z nadrejenim, kar lahko vodi do slabših medosebnih odnosov. Redni razgovori so zato še vedno zaželeni, vendar morajo biti pogosteje osredotočeni na izboljšanje načina dela, namesto na pregled stanja (Stone idr., 2015). Izbrana e-HR platforma mora omogočati tudi reden vpogled v analizo dela, 360-stopinjsko povratno informacijo, mentorske programe in izobraževanja (Kulkarni, 2021).
Izobraževanja in napredovanje
Vsako leto podjetja investirajo več kot 40 milijard ameriških dolarjev v spletna izobraževanja in predavanja za zaposlene. Ker tehnologija na tem področju omogoča izjemno raznolikost, hkrati pa tudi priložnost za nižanje stroškov, ni presenetljivo, da več kot 60 % podjetij že uporablja vsaj eno vrsto elektronskih izobraževanj (Johnson in Gueutal, 2011).
Med zaposlenimi je izobraževanje prek spleta ali na daljavo zaželeno, saj jim omogoča prilagodljivost, zmanjša čas in stroške potovanja ter jim hkrati omogoča, da ta čas preživijo z družino ali drugje. Poleg tega lahko sami izbirajo čas in kraj izobraževanja, kar prispeva k občutku avtonomnosti. Kljub temu večina zaposlenih bolj podpira srečanja v živo, saj menijo, da imajo več možnosti za mreženje in utrjevanje medosebnih odnosov s sodelavci, kar obenem spodbudi večjo vpletenost udeležencev. Kadroviki morajo zato dobro razmisliti o možnostih medsebojnega povezovanja prek spletnih izobraževanj (Stone idr., 2015). Pri tem lahko uporabijo možnost učenja prek mobilnih naprav, igrifikacije izobraževanj, predavanj ena-na-ena itd.(Kulkarni, 2021).
Duševno zdravje
In recent years, especially during the COVID-19 pandemic, companies have been paying increasing attention to the mental health and general well-being of their employees. The stress of working from home, the precarious position of the company and “burnout” were just many of the symptoms of a changed work environment and the constant change of work routine.
HR ima pri počutju svojih zaposlenih ogromno vlogo, saj jim lahko s pomočjo tehnologije pomaga na različne načine (Paychex, 2020);
- spletni pogovori s strokovnjaki,
- izobraževanja na temo duševnega zdravja,
- programi za zaposlene,
- mesečni izzivi,
- dnevna elektronska pošta z nasveti in predlogi za izboljšanje počutja,
- pogovor preko družbenih omrežij ali elektronske pošte in
- dostop do aplikacij, programov ali orodij za izboljšanje duševnega zdravja.
Dvig motivacije med zaposlenimi
Motivacija zaposlenega je v veliki meri odvisna od učinkovitosti interne komunikacije, ki mora biti jasna in potekati brezhibno med vsemi zaposlenimi, ne glede na njihov položaj v podjetju. HR lahko izboljša komunikacijo z odprtimi in javno dostopnimi kanali komunikacije, "podcast-i" z zaposlenimi ali drugimi deležniki ter z internimi spletnimi stranmi ali platformami.
Z boljšo motivacijo se izboljša tudi produktivnost zaposlenih. Ker mora v današnjem svetu vsak zaposleni opravljati več različnih vrst dela in biti odgovoren za različne projekte, mu lahko tehnologija olajša marsikatero nalogo. Prav tako mora HR spoznati, da stari arhaični sistemi upravljanja podjetij ne delujejo več ter temu primerno več časa nameniti upravljanju ekip in njihovih nalog.
Vendar pa je razumevanje kompetenc in vlog zaposlenih izjemno dolgotrajno delo, ki zahteva ogromno znanja in časa. Za večji individualni doprinos zaposlenega k ekipi in optimizirano strukturo ekip raje izberite diagnostično orodje Quantifly. Orodje vam na podlagi analize posameznikov, ekip in njihove dinamike pomaga sprejemati boljše odločitve in povečati dodano vrednost ekipe.
