Izhodni intervjuji so lahko ključ do ohranjanja uspešnih zaposlenih
V primeru, da najboljši kadri zapuščajo vašo organizacijo, morate nujno ugotoviti, kakšni so razlogi za njihovo odločitev. Na ta način se lahko vaša organizacija prilagodi in v prihodnje uspešno zadrži ključne kadre.
Kaj je izhodni intervju (tudi izhodni razgovor)? Gre za pogovor med podjetjem in zaposlenim, ki se je odločil zapustiti podjetje. Na nek način je nasprotje razgovora za službo, saj namesto vprašanja o tem, zakaj se želijo pridružiti vašemu podjetju, vprašate, zakaj so se ga odločili zapustiti. Cilj izhodnih intervjujev je razumeti ključne razloge, zaradi katerih zaposleni zapuščajo podjetje.
Številna podjetja izhodne razgovore izvajajo neproduktivno
Po raziskavi Harvardske univerze, ki je vključevala 188 vodstvenih delavcev in 32 višjih voditeljev, je tri četrtine podjetij vključenih v študijo že izvedlo neke vrste izhodnih razgovorov vsaj za nekatere zaposlene v odhodu. Postopek izhodnega razgovora so v večini (70,9 %) vodili kadrovski oddelki, pri manjšem številu podjetij (19 %) pa so postopek vodili neposredni nadzorniki odhajajočih zaposlenih. Od tega je le 8,9 % podjetij podatke naprej posredovalo vodji, 1 % podjetij pa se je obrnil na zunanje svetovalce. 4,4 % vključenih v raziskavo je za izhodne intervjuje uporabilo vprašalnike, pri čemer je 1,9 % podjetij uporabilo vprašalnik, ki ga je spremljal osebni ali telefonski razgovor. Le 1 % sodelujočih podjetij je podatke zbiralo, jih analiziralo, delilo z vodstvom in sledilo predlaganim ukrepom.
Manj kot tretjina vprašanih je navedla ukrep, ki je bil izveden kot posledica izhodnega razgovora, kar kaže na to, da je večina (dve tretjini) izhodnih intervjujev neproduktivnih. Po navedbah raziskovalcev se je problem pojavljal predvsem zato, ker podjetja podatkov niso delila z vodstvom. Z drugimi besedami, večina podjetij ignorira pomembnost izhodnih intervjujev.
Kako zagotovimo produktivni izhodni razgovor?
Kot ugotavljajo v prej omenjeni Harvardovi raziskavi, je zaskrbljujoče dejstvo, da v večini podjetij izstopne intervjuje prevzema kadrovski oddelek, ki pa pridobljenih informacij ne posreduje vodstvu. Zaradi tega raziskovalci priporočajo, da v razgovore vključite tudi vodstvo, ki bo kasneje sprejemalo ključne odločitve. Izvršni odbor naj tako nadzoruje oblikovanje in izvajanje programa ter glede na pridobljene rezultate sprejema odločitve.
Odhajajoči zaposleni so ob izhodu iz podjetja iz različnih razlogov manj iskreni. Nekaterim je neprijetno govoriti o svojih težavah, drugi pa so nemotivirani za razpravljanje o morebitnih izboljšavah. Pogost razlog za neiskrenost pa je tudi želja po pridobitvi referenc. Neposredni vodje odhajajočega zaposlenega tako običajno prejemajo iskrenejše povratne informacije, saj ti niso bili v tako pogostem stiku z zaposlenim. V primeru, da se odločite za dva izhodna razgovora, lahko pri drugem razmislite o najemu zunanjega svetovalca, s katerim si zagotovite vodenje razgovora brez pristranskosti. Po preteku obeh razgovorov pa primerjate pridobljene informacije.
Strokovnjaki zagovarjajo izvedbo dveh izhodnih intervjujev. Prvega, ko odhajajoči naznani namero o odhodu in drugega mesec dni po odhodu. Študija iz univerze Baruch in BFS Psychological Associates namreč navajata, da je 59 % nekdanjih zaposlenih v prvem in drugem razgovoru navedlo različne podatke. Raziskavi namreč navajata, da je odhajajoči po odhodu mnogo bolj sproščen in iskren kot pred odhodom. Pomembno je, da med posameznima razgovoroma preteče od tri do šest mesecev, prav tako pa je dobro, da kot dopolnilo k razgovoru ki poteka v živo, uporabite telefonski razgovor in spletno anketo.
Izhodne intervjuje opravite vsaj za tiste zaposlene, ki jim pripisujete visok potencial. Takšne zaposlene je mnogo težje nadomestiti, zato lahko njihove povratne informacije vodijo do še bolj relevantnih ukrepov za učinkovitejše zadrževanje najboljših zaposlenih v prihodnosti.
Nestrukturiran izhodni razgovor prinaša nepričakovane in koristne odgovore, a otežuje obdelavo informacij.
Vnaprej pripravljena vprašanja olajšajo opazovanje trendov in primerjavo informacij, vendar redko prinašajo presenetljive vpoglede. Zato je najboljši način, da vnaprej pripravljena vprašanja združite z nestrukturiranimi vprašanji, ki bodo prinesla marsikatere presenetljive in uporabne odgovore. Tako boste pridobili informacije, ki jih lahko olajšano primerjate, obenem pa boste pustili prostor za bolj odprt pogovor in nepričakovane odzive.
Prav tako je pomembno, da pri izvajanju razgovora več poslušate, kot govorite. Izogibajte se izkazovanju avtoritete ter bodite potrpežljivi in prijazni. V času razgovora postavljajte različna odprta vprašanja, s katerimi spodbudite sogovornika, da tudi sam usmerja razpravo in izrazi svoje mnenje. Pri tem pa se poskusite izogniti se neprijetnim vprašanjem in poglabljanju v sogovornikovo osebno življenje.
S Quantifly analizo poskrbite, da zaposleni ostanejo v podjetju
Quantifly analiza vam omogoča prepoznavanje ključnih težav zaposlenih. Z njo lahko pravočasno izvedete ukrepe, ki lahko odločilno vplivajo na uspešno zadržanje ključnih zaposlenih v vašem podjetju.
Viri:
Lefkowitz, J. in Katz. L. M. (1969). Validity of exit interviews. Pridobljeno z https://onlinelibrary.wiley.com/doi/pdf/10.1111/j.1744-6570.1969.tb00345.x
Spain, E. in Groysberg, B. (2016). Making Exit Interviews Count - This underused practice can be a powerful tool for retention. Pridobljeno iz: https://hbr.org/2016/04/making-exit-interviews-count
Hannon, K. (2015). Exit Interview Do's And Don'ts. Pridobljeno z https://www.forbes.com/sites/nextavenue/2015/06/04/exit-interview-dos-and-donts/?sh=72ca061545fa
Enright, J. (b. d.). How to conduct an exit interview – including example exit interview questions. Pridobljeno z https://www.charliehr.com/blog/how-to-run-the-perfect-exit-interview/
