Glavni izziv
V naši ekipi vsake 3-4 mesece izvedemo Quantifly analizo. V analizi, ki smo jo izvedli marca 2022, je bila organizacijska dinamika izpostavljena kot ena od glavnih težav.
Z analizo organizacijske dinamike v podjetju ugotavljamo, kako pogosto zaposleni sodelujejo med seboj in na podlagi tega tvorijo funkcionalne ekipe, kako se njihova pogostost sodelovanja sklada s formalno strukturo podjetja in kakšen je pretok informacij med različnimi ekipami.
Slika, ki prikazuje komunikacijske klastre in pretok informacij v podjetju Quantifly, kaže, da je ekipa analitikov delovala v dveh ločenih skupinah. Eden od klastrov je bil odrezan od komunikacije, na podlagi česar smo prepoznali, da smo razvili silos (Analitiki 2 na spodnjem grafu).
Cilji
Zaposleni ne morejo ustvariti dodane vrednosti, če ne pridobivajo ustreznih informacij. Zagotavljanje optimalnega pretoka informacij med oddelki, ekipami in posamezniki je zato ključnega pomena za uspešnost podjetja.
Rešitev
Da bi izboljšali pretok informacij, smo uvedli nov način sodelovanja med oddelki. Vzpostavili smo medoddelčne delovne skupine (angl. task force) za projekte, ciljne segmente strank in procese.
Kaj so delovne skupine?
Delovna skupina (v tem kontekstu) je skupina zaposlenih iz različnih oddelkov, ki del svojega časa namenijo sodelovanju pri doseganju določenega cilja.
Zakaj smo se odločili za ta pristop?
Predvidevali smo, da bo to učinkovit pristop za odpravo silosov, izboljšanje sodelovanja med oddelki ter prenosa znanja.
Delovne skupine namreč spodbujajo decentralizirano vodenje in povečujejo avtonomijo zaposlenih - še posebej, če jih vzpostavijo zaposleni, ki kolektivno prevzamejo odgovornost za njihovo delovanje.
Rezultat
Posledica uvedbe delovnih skupin je bila sprememba pretoka informacij in vzorca sodelovanja med zaposlenimi.
Naša komunikacijska struktura zdaj odraža matrično organizacijsko strukturo. Oddelki so se povezali, tako da so vsi sodelavci v večji meri vključeni v komunikacijske tokove.
Učinek
Izboljšan pretok informacij in spremenjena organizacijska struktura sta pozitivno vplivala na druge kazalnike.
Junija smo izvedli novo analizo Quantifly, da bi ugotovili, kako so strateške spremembe vplivale na naše kazalnike. Čeprav smo predvideli pozitivne spremembe na področju zadovoljstva zaposlenih, socialne povezanosti in organizacijske dinamike, nas je presenetil velik učinek sprememb.
Zgoraj omenjeni kazalniki so se v treh mesecih po uvedbi novega sistema sodelovanja med oddelki izboljšali za 3 %, 6 % in celo 10 %.
.png)
* Ali je takšna organizacijska struktura primerna za vse organizacije?
Čeprav se je v trenutni situaciji takšna struktura pri nas dobro obnesla, bomo čez čas morda ugotovili, da za našo organizacijo ni (več) najprimernejša. Prav tako morda ni pravi pristop za vašo.
Struktura, ki zagotavlja optimalen pretok informacij, je namreč odvisna od velikosti organizacije, kulture podjetja, poslovnega sektorja in številnih drugih dejavnikov.
