Kot kadrovik vedno iščete načine za izboljšanje delovnega okolja. Želite ustvarjati organizacijo, ki ne bo le produktivna in učinkovita, temveč tudi spodbuden in prijeten prostor za vse.
Tu pride na vrsto organizacijska diagnostika. S poglobljeno analizo kadrovskih kazalnikov in organizacijskega omrežja lahko pridobite dragocen vpogled v vzorce, ki morda ovirajo uspešnost vaše ekipe.
Ampak – kaj si bodo o takšni analizi mislili zaposleni?
Preberite:
- Kakšno bo stališče zaposlenih do analize?
- Kako zagotoviti visoko udeležbo pri analizi?
- Kako zagotoviti, da zaposleni odgovarjajo iskreno?
Kakšno bo stališče zaposlenih do analize?
To je upravičena skrb in mnoge naše stranke so imele pred sodelovanjem z nami podobne pomisleke.
Kot je povedala Andrea Pulević, vodja HR v podjetju Gamanza Services, jih je najbolj skrbelo ravno to, kako bodo zaposleni dojemali vprašalnik in ali mu bodo zaupali.
Misel, da se zaposleni pri odgovarjanju počutijo nelagodno ali negotovo, je zaskrbljujoča za vsako organizacijo. Če zaposleni niso v celoti obveščeni o namenu in koristih analize, jo lahko dojemajo kot vsiljivo ali nepomembno, kar vodi v pomanjkljive podatke in netočne rezultate.
Še več – če zaposleni menijo, da je ogrožena njihova zasebnost ali zaupnost, lahko izgubijo zaupanje v organizacijo samo, kar vodi v zmanjšanje zavzetosti in slabše vzdušje.
Po drugi strani pa bodo zaposleni bolj zavzeti in motivirani za sodelovanje, če bodo čutili, da je njihov prispevek cenjen ter da je analiza pomembna za njihovo delo – priložnost za pozitivne spremembe.
Andrea Pulević zato veliko korist Quantiflyja prepoznava v tem, da imajo vsi zaposleni možnost povedati svoje mnenje – da so slišani. Nina Pirc, specialistka na področju sodelovanja s strankami in partnerji v ekipi Better Meds, pa vidi koristi Quantiflyja tako na individualnem kot ekipnem nivoju, saj ji omogoča lažje prepoznavanje priložnosti za razvoj.
Za resnično pozitiven odnos zaposlenih do organizacijske diagnostike ne sme ostati le pri prepoznavanju priložnosti za razvoj, temveč mora vodstvo na podlagi ugotovitev spodbujati, omogočati in izvajati tudi dejanske spremembe.
Kot je povedala Andrea Pulević, so to opazili tudi pri njih: “Zaposleni so Quantifly zaznavali pozitivno. Bili so zadovoljni, saj smo končno naslavljali probleme, ki smo jih imeli.”
Vendar pa to, da zaposleni v organizacijski diagnostiki vidijo smisel, ni dovolj. Prepričati jih namreč moramo, da v analizi tudi dejansko sodelujejo.
Kako zagotoviti visoko udeležbo pri analizi?
Zavedati se moramo, da je uspeh analize odvisen od sodelovanja zaposlenih. Brez dovoljšnje udeležbe se zmanjša zanesljivost rezultatov, ki morda ne bodo natančno odražali resničnega stanja v organizaciji.
Žal lahko sodelovanje zaposlenih ovira več dejavnikov, kot so pomanjkanje časa za reševanje, pomanjkanje motivacije ali zapleten, uporabniku neprijazen vprašalnik.
Zadnja stvar, ki si jo organizacija želi, pa je porabiti čas in sredstva za analizo, ki ne izkoristi svojega potenciala.
Skrb o tem, ali bodo zaposleni vprašalnik izpolnili ali ne, je izpostavila tudi Rebeka Tramšek, vodja HR v podjetju Elpro Križnič.
V ekipi so zato veliko pozornosti namenili komunikaciji z zaposlenimi. Kot je povedal Roko Malkoč, direktor poslovne enote Better Meds v podjetju Better, so podoben pristop izbrali tudi v njihovi ekipi. Pred začetkom so tako opravili več internih pogovorov, da bi zagotovili sodelovanje zaposlenih, kar je bil po njegovem mnenju zelo uspešen pristop.
Verjamemo, da sta komunikacija z zaposlenimi in osmišljanje analize pred začetkom nujna. Obvezen korak procesa je zato naša 20-minutna predstavitev namena in procesa analize za vse zaposlene, na kateri imajo zaposleni možnost (anonimno) postaviti tudi dodatna vprašanja in deliti svoje pomisleke.
Poleg tega je vprašalnik zasnovan tako, da je kljub celovitosti zbiranja podatkov še vedno preprost in enostaven za odgovarjanje.
“Vprašalnik mi je bil všeč. Bil je res lepo strukturiran. Spodbudil nas je, da razmišljamo na drugačen način – o različnih zornih kotih naše ekipe in različnih situacijah.”
Alja Polner, vodja implementacijskega svetovanja, Better Meds
Premišljena zasnova vprašalnika omogoča tudi relativno hitro izpolnjevanje. Kot potrjuje Janez Zadravec, direktor podjetja Deutz Engineering, je lahko vsak našel čas za izpolnitev teh vprašalnikov, ob tem pa ni trpel delovni proces.
S takšnim pristopom konsistentno dosegamo dobre rezultate pri pridobivanju podatkov. Vendar pa velika količina pridobljenih podatkov še ne zagotavlja njihove kakovosti. Uspeh analize je namreč odvisen tudi od natančnih in resničnih odgovorov.
Kako zagotoviti, da zaposleni odgovarjajo iskreno?
Strah, da zaposleni med analizo ne bi bili iskreni, je upravičena skrb.
Če se zaposleni pri odgovarjanju ne počutijo (psihološko) varno, rezultati morda ne bodo odražali resničnega stanja v organizaciji, predlagane pa bodo neučinkovite rešitve. S tem zamudimo priložnosti za izboljšave, organizacija pa obtiči v istih vzorcih neučinkovitosti.
Za vodstvo podjetja Brihteja je bilo to ključno vprašanje: “Največji pomislek je bil, kako bodo zaposleni reagirali na vprašalnike. Skrbel nas je predvsem vidik anonimnosti.” Kot podjetje, ki dela na področju IT, se namreč zavedajo, kako je mogoče oz. kako ni mogoče zagotavljati anonimnosti.
Da bi odpravili to skrb, pri Quantifylju v proces vključujemo več ukrepov za zagotavljanje anonimnosti odgovarjanja in varstva podatkov. Te lahko razvrstimo v tri nivoje: tehnično, procesno in pravno varovanje.
Del rezultatov – samoocena zaposlenega – v končnem poročilu vendarle ni popolnoma anonimen. Informacije o (samo)ocenjevalcu v tem delu namreč potrebujemo za pripravo individualnih poročil in analizo organizacijskega omrežja. Pri individualnih poročilih lahko le tako namreč povežemo samoocene kompetenc z ocenami sodelavcev, pri analizi organizacijske omrežja izvemo, katere kdo v praksi sodeluje s kom, katere izbire so vzajemne in kako se razlikujejo zaznave zaposlenega v primerjavi z zaznavami njegovih sodelavcev.
.jpeg)
Kljub temu pa je anonimnost v samem procesu analiziranja podatkov in priprave poročila anonimnost ohranjena tudi pri podatkih, zbranih s samooceno. Kot je razvidno na spodnji sliki, se pri pripravi poročila uporabljajo psevdonimi, komaj v zadnjem koraku ob zaključku poročila pa odgovorna oseba te psevdonime zamenja za prava imena.
En od pristopov k zagotavljanju iskrenega odgovarjanja je tudi neposredna komunikacija z zaposlenimi. Proces zbiranja in varovanja podatkov ter anonimizacije je zato jasno predstavljen na uvodni predstavitvi za zaposlene.
Tako je bilo tudi pri sodelovanju z Brihtejo: “Strokovnjaki iz Quantiflyja so nam pojasnili vse glede anonimnosti – kako se zagotavlja in kako se med analizo varujejo podatki. Tako da skrbi potem ni bilo več. Od zaposlenih nismo dobili povratnih informacij, da bi bili v dvomih ali da se ne želijo udeležiti analize.”
Kot je povedal Janez Zadravec, je bila ravno zagotovljena anonimnost udeležencev odločilni razlog za to, da so se v Deutz Engineering odločili za Quantifly.
Tudi pri tem pa je dobra praksa vključenost vodstva v komunikacijo z zaposlenimi, česar se Janez Zadravec dobro zaveda: “Imeli smo predstavitveni pogovor z vsemi zaposlenimi. Posebej sem poudaril in prosil, naj bodo iskreni. Mislim, da je to temelj analize.”
V komunikaciji z zaposlenimi je prav tako pomembno poudariti, da je namen analize opredeliti vzorce in področja, ki jih je treba izboljšati v organizaciji, ne pa iskanje krivcev ter posledično kaznovanje ali celo odpuščanje.
V primeru, da so ti pomisleki naslovljeni, vodstvo opaža, da zaposleni zaradi večjega občutka anonimnosti raje in bolj iskreno odgovarjajo na vprašalnike zunanjih izvajalcev, kar je ena od prednosti Quantiflyja v primerjavi z internimi anketami.
Samo z razumevanjem resničnega stanja v organizaciji in sodelovanjem pri vpeljevanju pozitivnih sprememb lahko namreč ustvarjamo učinkovitejše in prijetnejše delovno okolje.
Zaključek
Pomisleki o tem, kako bodo zaposleni sprejeli organizacijsko diagnostiko, ali bodo sodelovali v analizi in ali bodo odgovarjali iskreno so torej povsem upravičeni.
Uspeh analize je namreč odvisen od sodelovanja zaposlenih ter natančnih in resničnih odgovorov.
Vendar pa lahko, kot potrjujejo naše stranke, s transparentno komunikacijo z zaposlenimi, uporabniku prijaznim procesom ter zagotavljanjem anonimnosti in varstva podatkov te skrbi uspešno razrešimo.
Še več – z izvajanjem sprememb na podlagi ugotovitev bodo zaposleni v prihodnje še bolj motivirani za sodelovanje, saj bodo čutili, da je njihov prispevek cenjen in da je organizacijska diagnostika priložnost za pozitivne spremembe.
