Digitalne inovacije prinašajo mnogo priložnosti, ki pa na žalost velikokrat ostanejo neizkoriščene. S pomočjo digitalnih platform lahko vodje, zaposleni in potencialni kandidati lažje dostopajo do informacij, obenem pa so monotoni administrativni procesi olajšani, podatki pa brez nepotrebnega zasedanja prostora shranjeni na varnem. Z digitalizacijo kadrovskih postopkov lahko večji poudarek namenite spremljanju zaposlenih, pri čemer si lahko pomagate z inovativnimi načini kadrovske analize. Raziskave namreč kažejo, da so kadroviki z digitalizacijo izbire in vodenja kadra zelo zadovoljni, saj izboljša učinkovitost dela ter jim prihrani čas in sredstva. Če pravilno sledite korakom in pri tem upoštevate cilj, kulturo in potrebe podjetja, boste na koncu procesa ustvarili prenovljeno organizacijo, ki je več kot pripravljena na tehnološke izzive.
Na slovenskem trgu je večina podjetij slabo pripravljenih na digitalizacijo. Jana Petkovšek Štakul napoveduje, da bodo v prihodnosti tako manjša kot večja podjetja z neprilagojenim poslovnim modelom propadla. Nasprotno pa bodo uspela podjetja z digitalno mentaliteto; podjetja, ki se znajo prilagajati vselej spreminjajoči se naravi 21. stoletja. Ker je kadrovsko delo zapleteno in v veliki meri vpliva na uspeh podjetja, je za rast in učinkovitost kadrovikov nujno potrebno primerno tehnološko orodje.
Kadrovska tehnologija je vse bolj uveljavljena, vendar marsikateri kadrovik ne pozna njenega pomena in prednosti, ki jih prinaša. Med kadrovske tehnologije spadajo analitična orodja, ki omogočajo varno shranjevanje podatkov in strateško odločanje. Kadrovska tehnološka avtomatizacija zmanjšuje časovne in denarne stroške ter možnost za človeške napake.
Čas za digitalizacijo je zdaj
Mnogi digitalizacijo povezujejo z novodobnimi generacijami. Evropska komisija napoveduje, da bo generacija Y (t.i. »milenijci«) do leta 2030 predstavljala kar 75 % delovne sile. Prva težava takšne spremembe je medgeneracijsko razlikovanje, ki pogosto vsebuje konflikte in nesoglasja o uporabi tehnologije.
NASVET: poskrbite, da bo digitalni svet postal stopnička do cilja in ne ovira pri doseganju vizije vašega podjetja.
Pomemben vidik digitalno pismene delovne sile je tudi približevanje novodobnemu načinu razmišljanja zaposlenih in izboljševanje njihove uporabniške izkušnje. Kar 95 % mladih in 77 % celotne populacije v Evropski Uniji namreč dnevno uporablja internet. Stopnja spletne prisotnosti pa močno vpliva na iskalce zaposlitve, ki tehnološko manj napredna podjetja vidijo kot manj privlačna, poročata Johnson in Gueutal (2017).
Koristi digitalizacije kadrovanja
V študiji Paychex (2020) je 85 % kadrovikov poročalo o občutku večjega doprinosa k podjetju zaradi digitalizacije. Obenem 80 % udeležencev v tehnologiji prepoznava priložnost za izboljšanje produktivnosti zaposlenih na več področjih.
Z digitalnimi platformami sta omogočena dostopnost in odzivnost
Z digitalno platformo so relevantne informacije o vaših zaposlenih kadar koli in kjer koli le en klik stran. S shranjevanjem podatkov o organizaciji na enem mestu njihovo dostopnost olajšate tudi svojim zaposlenim in morebitnim kandidatom.
Tehnologija razbremenjuje in pospešuje kadrovanje
Kadrovske službe imajo najpogosteje administrativno vlogo; glede na raziskavo M. Božič (2004) ima takšno strategijo ravnanja kar 43 % slovenskih podjetij. Njihovo delo tako večinoma vključuje vnašanje odsotnosti, dopustov, službenih poti, registracijo delovnega časa, računanja plač in podobno. Zaradi pogostega ukvarjanja z administrativnimi deli pa kadroviki zanemarjajo upravljanje z motivacijo, zadovoljstvom in znanjem zaposlenih.
NASVET: digitalizirajte procese v podjetju, da boste lahko svojo energijo usmerili v ključne procese za optimizacijo delovanja zaposlenih.
Podatki so varno in enostavno shranjeni
Obdelovanje fizičnih dokumentov zahteva veliko monotonega ročnega dela in prostora za shranjevanje. S tehnološkim procesiranjem je manipulacija strukturiranih ali pol-strukturiranih podatkovnih sistemov avtomatizirana, hkrati pa se zmanjša možnost razkritja ali izgube zasebnih informacij. Dokumenti v digitalni obliki so tako lažje dostopni in mnogo bolj priročni za shranjevanje.
Novi načini uporabe kadrovske analize
PwC poroča, da kar 77 % direktorjev visoko vrednoti mehke veščine, vendar ne vedo, kako jih uporabiti. Kadrovska stroka je razvila mnogo načinov pridobivanja informacij o zaposlenih, ki pa so pogosto časovno zamudni in subjektivni. Tehnološki napredek tako prinaša nove možnosti za analizo podatkov, digitalne platforme pa omogočajo raziskovanje različnih vidikov zaposlenih.
Digitalizacija izbire kadra
Spletno rekrutiranje lahko zniža stroške za več kot 95 %, število krogov razgovorov pa se zmanjša za 25 %. Zaradi tega je pričakovano, da več kot 75 % podjetij za pridobivanje zaposlenih uporablja prav tehnologijo (Johnson in Gueutal, 2017).
NASVET: z digitalnim rekrutiranjem lahko dostopate tako do aktivnih kot pasivnih iskalcev zaposlitve.
Digitalizacija vodenja kadra
Tucker in Mullich sta dokazala, da lahko z implementacijo tehnološko podprtega izobraževanja zaposlenih podjetje prihrani 40 – 50 % sredstev. S pomočjo videokonferenc ali posnetkov lahko mentorji enostavno vodijo zaposlene, pri čemer se nekatera podjetja poslužujejo celo interaktivnih posnetkov ali videoiger. Slednje vašim zaposlenim omogoča tudi svobodo pri učenju, saj si lahko vsebino ogledajo kadar koli in jo tako prilagodijo svojemu tempu učenja.
Delo od doma
Pandemija covida-19 je prinesla za zaposlene pomembno vprašanje: "Ali lahko delam od doma?" Lund in sodelavci (2020) napovedujejo, da bo lahko po pandemiji v celoti od doma delalo 50 % delovne sile, 20 % vseh zaposlenih pa 3 – 4 krat na teden. Sektorji, ki imajo največ potenciala za delo od doma, so finančni, zavarovalniški, poslovni, informacijski in vodstveni. Kadrovanje postaja zaradi vse pogostejšega dela od doma težje obvladljivo in bo brez tehnološke podpore kmalu postalo zelo težavno.
Kako digitalizirati kadrovanje?
Digitalizacija se ne zgodi čez noč. Zavedati se morate, da takšen proces traja nekaj časa in v vaše podjetje prinaša veliko sprememb. Kljub vsemu pa bo na dolgi rok in ob premišljenem implementiranju rezultat prenovljena kultura in zdravje podjetja. Za uspešen prehod na digitalno kadrovanje je treba slediti 4 korakom:
1. Izbira prave platforme
Večina kadrovikov nima zadostnega tehnološkega znanja, da bi lahko oblikovala lasten sistem digitalnega kadrovanja, zato se pogosto obrača na zunanje izvajalce. Pri tem lahko izbirate med integriranim sistemom ali pa več ponudniki, ki opravljajo različne kadrovske storitve. Pri odločitvi je potrebno upoštevati veliko različnih dejavnikov podjetja, pri čemer je najbolj primerna kombinacija obeh možnosti v obliki platforme za celosten pregled, ki omogoča personalizacijo glede na potrebe podjetja. Na ta način poskrbite za časovno, denarno in organizacijsko enostavnost, obenem pa tudi za upoštevanje vseh vidikov podjetja.
2. Poznavanje kulture podjetja
Marsikatero podjetje želi stopiti v korak z digitalizacijo, zato pogosto naenkrat implementirajo različne tehnološke procese. Pri tem pa redko upoštevajo potrebe, zgodovino in cilje podjetja, torej njegovo kulturo. Le s poglobljeno analizo vseh zaposlenih lahko ugotovite, za koga in zakaj implementirate tehnološke spremembe, kar vam obenem ponuja večjo možnost za uspeh.
3. Postavljanje primernega cilja
Pridobivanje podatkov in implementacija digitalnih tehnologij naj ne bosta sama sebi namen. Pomembno je, da identificirate tista področja, ki v vašem podjetju najbolj potrebujejo digitalno podporo. Vedno imejte v mislih cilj – kakšen sistem želite uporabljati in na katera področja se želite osredotočati. Tako boste poskrbeli, da bodo tehnološke spremembe vašemu podjetju prinašale vidne rezultate.
4. Prilagajanje potrebam
Uspešna kadrovska služba je tista, ki se neprestano razvija in prilagaja. Platforme zato redno preizkušajte, dopolnjujte in se prilagajajte potrebam vaših zaposlenim. Če vam platforma ne ustreza, ni razloga za skrb, saj se na tehnološkem trgu vsak dan pojavljajo novosti, ki vam lahko mnogo bolj ustrezajo.
